Para empezar, cuando hablamos de una Auditoria Remota nos referimos a una alternativa viable que se da ante ciertas circunstancias que van más allá del control de las empresas y que son denominadas como causas de fuerza mayor, que se pueden manifestar a través de huelgas, pandemias, inundaciones, terremotos, etc.
Una Auditoria Remota debe tener en cuenta cumplir todos los elementos de una presencial, un grupo de trabajo de auditores y los resultados de la auditoría deberán ser testeados por la entidad correspondiente.
Para generar confianza en que los objetivos correspondientes se logran mediante la realización de auditorías a distancia, el auditor líder debe comunicarse previamente con el responsable del sistema de gestión de la empresa auditada con el que establecer y abordar un conjunto de acciones con las que mitigar la incertidumbre. De los resultados, considerando:
- Si el organismo de acreditación, el gobierno o cualquier parte interesada considera que los resultados de la auditoría remota son válidos.
- Los objetivos de la auditoría corresponden al programa de auditoría.
- La complejidad del sistema de gestión.
Para realizar auditorías remotas de manera efectiva, es necesario que el auditor líder tome las siguientes precauciones: Establecer un canal de comunicación con el responsable del sistema de gestión de la organización auditada para determinar la plataforma de trabajo, reunirse con el responsable del proceso e intercambiar información, confirmar el control de la operación, determinar el tiempo del servicio de auditoría y se resolverá la confidencialidad de la información del método de auditoría. Establecer un equipo de auditores Anime al equipo de revisión a tener tanta información como sea posible sobre la organización o el proceso a evaluar.
El plan de auditoría
Para desarrollar un plan de auditoría remota, el auditor líder debe:
- Incluya un período de tiempo antes de que comience la auditoría para la prueba final.
- Considere el tiempo necesario para que la alta dirección realice una evaluación.
- Explique por qué la auditoría se realiza de forma remota.
- Considere el período de tiempo para establecer un plan de auditoría basado en el nivel de preparación de la empresa.
Desarrollo de la auditoría
Para realizar una auditoría, el auditor líder y su equipo deben considerar las diferentes etapas de la evaluación:
- Se debe realizar una reunión de apertura para cumplir con los requisitos especificados en la norma, explicar los motivos de las auditorías remotas.
- Al inicio de la evaluación de cada proceso se deberá confirmar que el auditado se encuentra familiarizado con la tecnología de la información, establece el tiempo necesario para que el auditado conozca los requisitos que se pretende evaluar, etc.
- Durante la evaluación de cada proceso o área se llevarán a cabo entrevistas online, es importante tratar de no interrumpir al auditado, revisar las evidencias del sistema de gestión, personal a entrevistar, observación de las áreas específicas, etc. Asimismo, durante el proceso de revisión, debe ser atendido a tiempo, si se encuentran dificultades técnicas, deben ser resueltas lo antes posible.
- Previo al cierre de la auditoría se deberá realizar una revisión de todos los objetivos de la auditoría y confirmar en qué grado se cumplieron.
- Para finalizar se debe convocar a una reunión de cierre, en este caso se abordan todos los puntos establecidos para la reunión de cierre, se informa de las actividades que quedan pendientes de evaluar y el impacto que tendría en los resultados, se confirman las cláusulas sobre la confidencialidad de la información, se comentan las fortalezas, debilidades y áreas de mejora, etc.
Informe de auditoría
Finalmente el auditor líder tiene que asegurar que el contenido del informe de auditora quede registrado. Indicar los elementos que no permiten conseguir los objetivos de las auditorías remotas, así como especificar la necesidad y puntos para actualizar el programa de auditoría.
En Nex ya iniciamos con las Auditorías Remotas con óptimos resultados, agilizando y optimizando los procesos de manera que se reduce el tiempo dedicado al sistema de gestión. Si quieres saber más de nuestros servicios. ¡Contáctanos!
